7 rules in business letters writing
1- خیلی رسمی نباشید: در نگارش یک نامه تجاری تا جایی که می‌توانید ساده و خودمانی حرف بزنید.
2- شفاف حرف بزنید: در نگارش نامه خود از زبانی ساده و قابل‌فهم استفاده کنید و از کاربرد کلمات گنگ و مبهم خودداری کنید. اصطلاحات فنی را درست و کامل توضیح دهید.
3- مختصر و مفید بنگارید: تا می‌توانید تمامی کلمات اضافی و غیرضروری را حذف کنید. نامه‌های کوتاه بهتر خوانده و به حافظه سپرده می‌شود تا نامه‌های بلند
4- تمامی اطلاعات را کامل بگنجانید: مطمئن باشید تمامی اطلاعاتی را که خواننده لازم به دانستن دارد، در نامه گنجانده‌اید. وقتی اطلاعات لازم را حذف می‌کنید، آنگاه خواننده باید به سراغ فرضیات برود.
5-مثبت و سازنده صحبت کنید: از کلمات و عباراتی استفاده کنید که حس مثبت می‌دهد. کلمات مانند «نشد»، «فراموش کردم»، «اشتباه شد»، گیرنده را از نامه دور می‌کنند. کلماتی مانند «قابل توافق»، «مفتخر» و «موفق» کمک می‌کند تا حالت مثبتی ایجاد کند.
6- ملموس و مشخص صحبت کنید: نگویید «سفارش بزرگی که درخواست کرده بودیم هنوز نرسیده است.» بگویید: «1000 عدد سینک ظرفشویی که به تاریخ سوم می، 2023 سفارش داده بودیم، تا این لحظه به تاریخ بیستم ژوئن هنوز به دستمان نرسیده است.»
7- نامه را تصحیح کنید: نامه را بازخوانی و تصحیح فرمایید. لازم نیست به محض تمام شدن نگارش نامه، آن را ارسال کنید. بگذارید چند ساعتی از نوشتن نامه بگذرد و سپس نامه را بازخوانی کنید. بعد از اطمینان از دیکته و نگارش کلمات، نامه را ارسال بفرمایید.
ترجمه نامه‌های تجاری: https://afratarjoman.com/commercial-letters-translation/
ترتیب اجزای نامه تجاری: https://afratarjoman.com/business-letters-layout/
نامه‌های استعلام قیمت و کاتالوگ: https://afratarjoman.com/letters-asking-for-catalogue-and-price-list/
