اگر بخواهید از دید فروشنده- یعنی شخص دریافت کننده سفارش- مبادله را نگاه کنید، روند نامه‌نگاری به شرح ذیل است. در ابتدای کار، گیرنده سفارش نامه‌ای خطاب به سفارش دهنده و خاطر او را از بابت دریافت سفارش جمع می‌کند. در مورد سفارش‌های معمولی و کوچک این امر با کارت پستال انجام می‌شود. گیرنده این کار به خریدار می‌فهماند که سفارش‌اش به دست فروشنده رسیده است. بعلاوه، از مکاتبات غیرضروری جلوگیری کرده و مانع اتلاف وقت بیشتر می‌شود.
مقبول‌تر آن است که در نامه تأیید دریافت سفارش، ریز سفارشات یک بار تکرار شود. با این شکل می‌توان مشخصات کالاهای سفارشی را یک‌بار با دقت چک کرد و این سفارش را به یک قرارداد جدی تبدیل کرد.
در هر مورد دیگری، مسلماً بهترین رویه آن است که در ابتدای کار، دریافت نامه را طی نامه‌ای به اطلاع برسانیم. یک فروشنده با بیان اولین پیشنهاد نشان می‌دهد که هیچ قصد و منظوری به غیر از ارائه خدمات ندارد. منطق و عقل سلیم حکم می‌کند که از کاری که به او سپرده شده تقدیر و تشکر کند. این تقدیر نیازی به کلمات زیاد و طولانی ندارد. ولیکن در نامه باید به کالاهای سفارش شده و شرایط مورد توافق اشاره کرد و در پایان نامه این اطمینان را بدهد که به سفارش دقت لازم مبذول می‌کنند و تحویل کالا را سریع انجام می‌دهند.
البته، فروشنده در صورتی که صداقتش به اندازه کلماتش باشد اینکار را انجام می‌دهد و اگر بخواهد مشتری را برای خود نگه دارد، سر قولش می‌ماند. اگر بخواهد سرسری از کنار قضایا بگذرد، ارزشی در ارسال این دست نامه‌ها وجود ندارد. در چنین وضعیتی، به وقت خودش معلوم می‌شود که این نامه‌ها چیزی بیش از یک سری تعارفات فرمالیته نبوده است.
نمونه نامه تأیید دریافت سفارش کالا: https://afratarjoman.com/an-order-acknowledgment-letter/
دادن سفارش و نهایی کردن کار: https://afratarjoman.com/orders-and-excution-of-orders/
خدمات مرتبط: ترجمه نامههای تجاری : https://afratarjoman.com/commercial-letters-translation/
