توجه به ترتیب و چیدمان اجزای یک نامه بازرگانی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است زیرا که خواننده نامه شما قبل از آنکه به محتویات نامه بپردازد، ابتدا ظاهر و آراستگی نامه بازرگانی را از زیر نظر می‌گذراند. طبیعی است که نامه شما هرچه قدر آراسته‌تر و جذاب‌تر باشد، خواننده را سریعتر جذب خود میکند. چیدمان بخشهای مختلف نامه تجاری و دیگر ویژگیهای ظاهری نامه شما، همه و همه، کمک میکند تا در نظر خواننده دورنگاهی نسبت به کسب‌وکار شما شکل بگیرد. بنابراین بسیار ضروری است که تابع قواعد و اصول نامه‌نگاری تجاری باشید و در رعایت این قواعد نهایت کوشش و اهتمام خود را به کار ببندید.
اجزای یک نامه بازرگانی
- سربرگ نامه بازرگانی: حاوی نام تجاری و آدرس و کلیه راه‌های ارتباطی با شرکت ارسال کننده
THE JAMESON CONSTRUCTION
CO. PTY.
Harbour Road
MELBOURNE, AUSTRALIA
اگر چنانچه بر روی سربرگ‌های شرکت نامه می‌نویسید، نیازی به بازنویسی این سربرگ نیست. رایجترین مکان برای سربرگ در بالای نامه، سمت راست است. نوشتن سربرگ در سمت چپ گرچه قابل قبول است اما متداول است.
2- تاریخ: تاریخ روز
(بهتر است از استفاده صرف اعداد در تاریخ پرهیز کنید، زیرا که ترتیب روز، ماه، سال در ذکر تاریخ برای هر کشوری قوانین خاص خود را دارد. به عنوان مثال روش تاریخ نویسی در آمریکا ماه، روز، سال است: مثلاً July 5, 2023 ؛ پس به هنگام درج تاریخ، حتماً ماه را به حروف بنویسید. تاریخ دقیقا زیر نشانی فرستنده با یک اسپیس فاصله نوشته میشود. در صورتی که نامه سربرگ داشته باشد تاریخ معمولا در گوشه سمت راست است.)
3- شماره ارجاع بر روی همان خط تاریخ نوشته میشود منتها در سمت چپ.
4- نام و نشانی شرکت گیرنده (اسم گیرنده، شرکت گیرنده و نشانی شرکت)
The Aluminium Alloy Co. Ltd.
79 Prince Albert St.
Birmingham B21 8DJ
Great Brita
نشانی گیرنده یا نشانی داخل نامه در زیر نشانی فرستنده و در سمت چپ صفحه نوشته میشود. اگر نام خواننده نامه را می‌دانید، آن را در خط اول نشانی بنویسید. توجه داشته باشید ترتیب نوشتن آدرس در انگلیسی از بزرگ به کوچک است. یعنی ابتدا شماره واحد، شماره پلاک، نام خیابان، نام شهر. 79 Prince Albert St. شماره خیابان قبل از نام خیابان می‌نشیند.
5- سلام نامه
(اگر چنانچه از جنسیت شخص مخاطب خود مطمئن نیستید، از کلماتی مانند «خانم» یا «آقا» استفاده نکنید. این کار را می‌توان به راحتی با کلمات Dear Terry Lucas انجام داد.
هنگامی که نامه خطاب به آقایی می‌نویسید که او را نمی‌شناسید با «آقای عزیز» (Dear Sir) نامه را شروع کنید.
هنگامی که نامه خطاب به خانمی متأهل یا مجرد می‌نویسید که نام او را نمی‌دانید از عبارت «خانم عزیز» Dear Madam)) استفاده کنید.
عبارت خانم یا آقای عزیز Dear Sir/ Madam خطاب به شخصی به کار می‌رود که جنسیت یا نام او را مشخص نیست.
زمانی که نام گیرنده نامه را نمی‌دانید یا او را به خوبی نمی‌شناسید، در سلام نامه کلمه Dear «عزیز» سپس لقب احترام آمیز و نام خانوادگی شخص را بنویسید. Dear Mr. Smith
چنانچه شریکای تجاری خود را به خوبی می‌شناسید، با نام کوچک او را مورد خطاب قرار دهید. برای مثال جان عزیز،
اگر چنانچه درمانده‌اید و هیچ یک از این گزینه‌ها را پیش رو نداشتید از عبارتTo Whom it may concern استفاده کنید.)
6- موضوع نامه بازرگانی: (بعد از سلام قرار می‌گیرد و توجه خواننده را بلافاصله به موضوع نامه جلب میکند. هر چه قدر موضوع نامه مشخصتر باشد، راحت‌تر می‌توان نامه را نوشت. برای هر نامه تنها یک موضوع در نظر بگیرید.)
7- پیکره نامه بازرگانی
(پاراگراف اول: مستقیم بروید سر اصل مطلب. منظور خود را بسیار خلاصه و مفید در این قسمت از نامه بیان کنید و به یاد داشته باشید که خواننده شما وقت و زمان کافی برای خواندن یک نامه بلند و طویل را ندارد. این پاراگراف تا حد امکان باید کوتاه باشد.
پاراگراف دوم: در این قسمت می‌توانید خیلی خوب و باحوصله صحبت کنید. اطلاعاتی را که می‌دهید تشریح کنید و بگوید که از گیرنده نامه چه انتظاری دارید. اگر مطالب زیادی دارید آنها را در پراگرافهای کوچکتر بشکنید.
پاراگرف آخر یا همان نتیجه‌گیری نامه، مهمترین موارد را تکرار کرده و نکته اصلی را در یک جمله بگنجانید.)
8- عرض ادب نامه بازرگانی (حواستان باشد که بین سلام نامه و عرض ادب نامه باید تناسبی باشد.)
9- امضای نامه بازرگانی: در زیر امضاء اسم شخص مسئول را پرینت کنید و اگر چنانچه نامه در نیابت از شخص مسئول امضاء می‌کنید قبل از نام مسئول کلمات for و P.P. را بنویسید.)
C.C.10 (رونوشت کاربنی)
هنگامیکه نیاز است رونوشت ایمیل یا نامه به افراد دیگری علاوه بر گیرنده مورد نظر ارسال کنید C.C. (رونوشت کاربنی) را در انتهای نامه و قبل از نام/نام‌های گیرنده/ها بیافزاید.
در انتها قالب یک نمونه نامه بازرگانی را می‌توانید مشاهده کنید.
خدمات مرتبط: ترجمه نامه‌های بازرگانی: https://afratarjoman.com/commercial-letters-translation/
شش اصل نامه‌نگاری: https://afratarjoman.com/6-rules-in-business-letters-writting/
نامه‌های استعلام قیمت و کاتالوگ: https://afratarjoman.com/letters-asking-for-catalogue-and-price-list/
