نامه‌های استعلام اغلب کوتاه و ساده هستند. اکثر شرکتها در بایگانی خود چند نمونه نامه استعلام حاضر و آماده نگه می‌دارند تا زحمت آماده‌سازی متن نامه را برایشان کم کند. نامه استعلام را می‌توان از طریق نامه، فکس یا ایمیل ارسال نمود. خریدار احتمالی، نویسندۀ نامه استعلام، خلاصه و شفاف بیان می‌کند که به دنبال چه چیزی است و این تمام چیزی است که گیرنده نامه نیاز بدانستن آن دارد.
محتوی یک نامه استعلام به عوامل متفاوتی بستگی دارد: میزان شناخت شما از فروشنده، آیا فروشنده در کشور خودتان است یا خارج کشور و نوع کالا یا خدماتی که درخواست می‌کنید. بسته به هر یک از این شرایط محتوای نامه تغییر می‌کند.
اگر چنانچه به فروشنده‌ای نامه می‌نویسید که شناختی از او ندارید و پیش از این ارتباط تجاری بین شما برقرار نبوده است، در اولین نامه ارسالی باید به شکل خلاصه، خود و نوع شرکت خود و موقعیت شغلی‌تان را معرفی کنید. پس از آن، توضیح دهید که چگونه با نام این شرکت آشنا شده‌اید. اگر چنانچه کنسولی یا سفارتی نام این شرکت را سفارش کرده است و یا با محصولات این شرکت در نمایشگاه آشنا شده‌اید، حتماً این موارد را در نامه خود قید فرمایید. و در نهایت درخواست همکاری نمایید.
در نامه خود دلایل کشش و رغبت خود را برای انتخاب شرکت مذکور و گزینش این شرکت از میان تمامی شرکتهای رقیب را ذکر کنید. با ذکر این دلایل، طرف مقابل بیشتر برای برقراری ارتباط با شما ترغیب خواهد شد. جزئیات مواردی را ذکر کنید که از فروشنده تقاضا دارید. این جزئیات معمولاً شامل مواردی مانند کاتالوگ، لیست قیمت، تخفیفات، روشهای پرداخت، زمان تحویل و در صورت امکان نمونه کالاها می‌شود.
پاراگراف آخر هم اختماییه نامه است.
نمونه نامه درخواست استعلام قیمت: https://afratarjoman.com/sample-letter-asking-for-price-list/
نمونه نامه درخواست کاتالوگ: https://afratarjoman.com/sample-letter-asking-for-catalogue/
