وقتی که فروشنده درست و به‌جا پیشنهاد بدهد، مطمئناً سفارش هم به دنبالش می‌آید. در اینجاست که سختی کار از سر گذشته است و باقی مراودات و صحبت‌های معمولی است که بین طرفین ردوبدل می‌شود. فروشنده باید در تمامی مراحل فروش همان برخورد دوستانه و سازنده نامه‌های ابتدایی را حفظ کند و به خریدار نشان دهد که هدفش تنها خدمت‌رسانی است. در هر موقعیت و زمانی، دشواریهایی ممکن است پیش بیاید: مشکلات پیش‌بینی نشده‌ای رخ بدهد و بدفهمی‌هایی ایجاد شود. تمامی اینها نیاز به عکس‌العمل و توضیح دارد، در نتیجه جمله‌بندی درست وبه‌جا در نامه به مشتری کمک می‌کند تا چارچوب ذهنی درستی از ماجرا کسب کند. به سخن دیگر، هر نامه تجاری-بازرگانی باید نقش یک فروشنده ساکت و مبلغ ماندگار را ایفا کند.
خریدار می‌تواند مختصر و مفید حرف بزند بدون آنکه نیازی به دقت زیادی در انتخاب کلمه باشد، ولیکن سمت و سوق تمایلات فعلی بیشتر به طرف ساده‌نویسی و طبیعی نمودن جلوه کار است. ادب و تواضع خرجی ندارد و یک رفتار دوستانه اغلب به پاسخ مشابه‌ای می‌رسد، تمامی اینها در کنار هم می‌تواند به تجارت و گسترش روابط کمک کند.
در نامه‌های تجاری سفارش دو نکته از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. اول از همه، دقتی که باید در دادن سفارش مبذول کرد. یک اشتباه در بیان شماره کاتالوگ و یا تایپ اشتباه یک عدد در ستون مقدار/تعداد می‌تواند منجر به مسئله‌ای شود که به همین راحتی‌ها قابل اصلاح نباشد. تمامی اینها شاید خیلی ساده به نظر بیایید، ولیکن تجربه می‌گوید که اشتباه پیش می‌آید و احتیاط واجب آن است که تمامی مندرجات دو بار چک شود.
شفافیت نیز از الزامات کار است. خریدار باید دقیق مشخص کند که چه می‌خواهد. اکثر شرکتها بر سر این موضوع توافق دارند که لغزشهایی در این قسمت رخ می‌دهد که نیاز به اصلاح دارد. در بحث صادرات، موارد دیگری به غیر از توصیف دقیق کالا باید لحاظ شود: به عنوان مثال، روشهای حمل‌ونقل، بسته‌بندی، تحویل و بیمه، یا روشهای پرداخت در دسترس. بعد از آن، خریدار احتمالاً مدارک خاصی نیاز داشته باشد تا قواعد واردات را به جا آورد. این موارد باید پرسیده شود، زیرا که صادرکنندگان نمی‌توانند به تنهایی حدس بزند که خریدار در این رابطه به چه چیزی نیاز دارد. شرکتهای بزرگ اغلب فرم‌های آمادۀ چاپی دارند که شرایط و ضوابط خرید را در آن قید شده است.
موضوعات مرتبط
خدمات مرتبط
